Fordele og ulemper for at holde konferencer

Det billede, de fleste mennesker har om konferencer er store forsamlinger af mennesker i auditorium lytter til talerne på et bestemt emne eller virksomhed. Disse typer af konferencer stadig forekomme, men er erstattet af videokonferencer og telefon konferencer. Der er forskellige fordele og ulemper for hver af disse typer af konferencer og én kan være bedre egnet til typen organisation, der har behovet for at afholde en konference end en anden.
Konferencerne, tendens til at være den sværeste at organisere er dem, der kræver, at alle deltagere skal være på ét sted. Planlægning vanskeligheder er naturligvis et problem, men der er også et stort antal ekstra omkostninger, der pådrager sig denne type af konferencen. Omkostningerne ved transport af alle deltagere til placeringen må tages i betragtning, som den faktiske leje af konferencens placering. Nogle virksomheder kan have deres egne konferencefaciliteter på deres hovedkontor, men de store tal, der er ofte påkrævet for at deltage i disse konferencer ofte betyder, at et velegnet sted har at blive ansat. Overnatning og måltider er en anden ekstra omkostninger, der gør disse store konferencer ekstremt dyre.
Mange virksomheder har bevæget sig væk fra disse gammeldags konferencer på grund af mange af de årsager, jeg har skitseret allerede. Så hvad slags konferencer har de? Telefon konferencer og mere for nylig, videokonferencer er den mest omkostningseffektive løsning. Der er ikke behov for særlige lokaler at være ansat eller for deltagerne til at rejse til et bestemt sted med disse konferencer. Virksomhedens medarbejdere fra hele verden kan samles nemt og effektivt ved at holde telefon eller videokonferencer. Den teknologi, der gør det muligt for disse konferencer er ved at blive forbedret og opdateret hele tiden og deltagerne er i stand til at blive hørt og set så klart som om de var i samme rum, selv om de faktisk er på anden siden af verden!
Den eneste ulempe ved disse typer af konferencer er, at arrangøren er tilbøjelige til at holde konferencen på et tidspunkt, der er modtagelig for dem og kan inddrage deltagerne i andre tidszoner, deltager på timen asocial. Dette er en lille pris at betale for konferencer, som kan være organiseret på en meget kort tid. Dette gør dem ideelle for at drøfte presserende problemer i tide uden at skulle vente på en planlagt konference kan sættes sammen.
Verden kræver hurtige løsninger til problemer og virksomheder har råd til ikke at forsinke diskuterer problemer, indtil den næste konference kan være organiseret med alle deltagere møde på ét sted. Ved at holde video eller telefon konferencer er det nemt at samle de relevante mennesker sammen og være i stand til at gennemdrøfte ideer i en langt mere rettidig og effektiv måde.
Selvfølgelig, er der altid vil være nogle typer af konferencer, der egner sig til at blive afholdt på ét sted. Politiske konferencer og trades union konferencer er to af de mest almindelige typer, der er holdt i store auditorier, men jeg tror, at dette er rent for tv-dækning, at de tiltrækker. Stigningen i mange medarbejdere arbejde fjernt hjemmefra kan kun føre til en stigning i antallet af telefon og video konferencer og mindske behovet for en enkelt placering konferencer. Selvfølgelig, der er en ulempe ved dette, du ikke længere har en undskyldning for at komme ud af de konferencer, at dit fly blev aflyst!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *